Mag je als werkgever de e-mail van werknemers lezen? En hoe zit precies als de werknemer met vakantie is?


06-07-2017

Het is op grond van Europese rechtspraak niet toegestaan om e-mails van werknemers te controleren, ook als ze verstuurd zijn vanaf de werkplek, tenzij:

1.       de werknemer van de mogelijkheid van controle op de hoogte is gesteld, bijvoorbeeld via een e-mailprotocol of reglement;

2.       er een gerechtvaardigd doel is voor inzage;

3.       inzage proportioneel is.

Als er geen reglement is, worden strengere voorwaarden gesteld aan eisen 2 en 3. Laat je werknemer dus een privé e-mailaccount open staan, dan is het niet raadzaam de e-mail te lezen. Bij zakelijke berichten ligt dit iets anders.

Een zaak waarin dit aan de orde kwam was die bij de kantonrechter te Rotterdam d.d. 21 september 2011. De vader van een werknemer was op non-actief gesteld (vader en zoon werkten voor hetzelfde bedrijf). Er werden afspraken gemaakt over de wijze waarop hierover naar klanten toe zou worden gecommuniceerd. De werknemer hield zich hier niet aan. Hij stuurde e-mails naar klanten waarin hij liet weten dat het ‘een chaos’ was en dat hij met ‘varkens’ moest werken. De rechter oordeelde dat de werkgever de e-mails mocht controleren, ook al was er geen reglement. De werkgever had een gerechtvaardigd doel voor controle (de werknemer was misschien ook betrokken bij interne misstanden). Het middel was ook proportioneel, inzien van de e-mail was immers de enige mogelijkheid om te controleren of de werknemer zich aan de afspraken had gehouden.

En tijdens vakantie?

En hoe gaat het als werknemers met vakantie zijn, mag je dan wel de e-mail lezen? Het handigst is om de werknemer te  vragen om een out of office reply aan te zetten. Ook kun je afspreken dat een collega of leidinggevende zo nu en dan de e-mail checkt. Het is echter in dat laatste geval raadzaam om niet alle e-mail door te gaan spitten, maar slechts de e-mails te lezen die wellicht beantwoord moeten worden.

Bron: XpertHR Actueel

Nieuws & actualiteit

23-10-2017
Dit zijn de boetes als je de Arbowet niet naleeft

Voldoe je niet aan de nieuwe eisen van de Arbowet, dan kan de Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een boete opleggen. Een overzicht van de boetes die uitgedeeld kunnen worden.
lees meer »

18-10-2017
Kabinet wil ondernemers minder op de nek zitten


lees meer »

Nieuws archief

Nieuws uit de branche


Maatregelen in het regeerakkoord betreffende de arbeidsmarkt en sociale zekerheid

.uitgave-290 h2 {margin-top: 20px; color: #336633;} .uitgave-290 h3 {margin-top: 10px; font-style: italic; font-weight: normal;} Op 11 oktober 2017 hebben vier politieke partijen (VVD, CDA,
lees meer »


Geen terugzetting in functie omdat werkgever niet aan scholingsverplichting heeft voldaan

De werknemer kon door de werkgever niet in functie worden teruggezet, ondanks dat hij niet aan de functie-eisen voldeed, omdat de werkgever niet aan zijn scholingsverplichting had voldaan. Bij een
lees meer »